Корпоративна пошта

Один з основних сервісів Office 365 – сучасна корпоративна пошта.

Але для використання всіх її переваг потрібне розуміння та безумовне використання правил користування нею.

  • Корпоративна пошта принципово відрізняється від соціальних мереж. В першу чергу за метоюдосягнення корпоративних цілей, а не збільшення об’єму спілкування, залучення все більшої кількості учасників та розміщення реклами.
  • Наявністю адміністрування: З метою спрощення спілкування на адміністратора перекладається вся робота по створенню стандартизованих акаунтів користувачів та надання їм відповідних прав.
  • Утворення груп користувачів. Такими є групи:
    розсилання – фактично одна загальна адреса групи,
    групи Office 365 – мають також певні власні ресурси, наприклад, свій окремий календар, задачі, сайт для розміщення матеріалів,
    Teams – сервіс призначений для реалізації тісної співпраці, з інструментами колективного обговорення, постановки задач, прийняття рішень.

Робота у корпоративному просторі має певні особливості:

  • Адреси корпоративної пошти не повинні бездумно розповсюджуватися та публікуватися на відкритих сайтах, оскільки це призводить до збільшення спамового навантаження на користувачів.
  • Не передбачається розсилання на групові адреси персональних розмов користувачів.
  • У випадках систематичного отримання небажаної пошти відмічати її відповідним чином або сповіщати адміністратора.
  • Уникати надсилання багатої кількості та великих за об’ємом файлів, а замість цього розміщати їх у відповідних місцях корпоративних сайтів SharePoint.
  • Кожний лист, а також вкладення листів повинні бути поіменовані зрозумілим чином, який відповідає змісту документу.
  • Уникати розсилання виконуваних (executable) файлів та архівів закритих паролем. Замість парольних архівних файлів рекомендується закривати доступ за допомогою прав адміністрування у хмарних сховищах.

Не зважаючи на те, що всі листи та вкладення електронної пошти перевіряються трьома незалежними антивірусними движками та засобами спам-захисту, особливо актуальні на сьогодні є також загальні правила безпеки.