Один з основних сервісів Office 365 – сучасна корпоративна пошта.
Але для використання всіх її переваг потрібне розуміння та безумовне використання правил користування нею.
- Корпоративна пошта принципово відрізняється від соціальних мереж. В першу чергу за метою – досягнення корпоративних цілей, а не збільшення об’єму спілкування, залучення все більшої кількості учасників та розміщення реклами.
- Наявністю адміністрування: З метою спрощення спілкування на адміністратора перекладається вся робота по створенню стандартизованих акаунтів користувачів та надання їм відповідних прав.
- Утворення груп користувачів. Такими є групи:
– розсилання – фактично одна загальна адреса групи,
– групи Office 365 – мають також певні власні ресурси, наприклад, свій окремий календар, задачі, сайт для розміщення матеріалів,
– Teams – сервіс призначений для реалізації тісної співпраці, з інструментами колективного обговорення, постановки задач, прийняття рішень.
Робота у корпоративному просторі має певні особливості:
- Адреси корпоративної пошти не повинні бездумно розповсюджуватися та публікуватися на відкритих сайтах, оскільки це призводить до збільшення спамового навантаження на користувачів.
- Не передбачається розсилання на групові адреси персональних розмов користувачів.
- У випадках систематичного отримання небажаної пошти відмічати її відповідним чином або сповіщати адміністратора.
- Уникати надсилання багатої кількості та великих за об’ємом файлів, а замість цього розміщати їх у відповідних місцях корпоративних сайтів SharePoint.
- Кожний лист, а також вкладення листів повинні бути поіменовані зрозумілим чином, який відповідає змісту документу.
- Уникати розсилання виконуваних (executable) файлів та архівів закритих паролем. Замість парольних архівних файлів рекомендується закривати доступ за допомогою прав адміністрування у хмарних сховищах.
Не зважаючи на те, що всі листи та вкладення електронної пошти перевіряються трьома незалежними антивірусними движками та засобами спам-захисту, особливо актуальні на сьогодні є також загальні правила безпеки.
